Een Kleine Fout, Grote Gevolgen: Het Belang van Bewijs bij huurcommunicatie

Forward Advocaten stond recent een werkgever bij in een juridisch geschil over een proeftijdontslag. Hoewel het om arbeidsrecht ging, bevat de zaak een belangrijke les die ook voor verhuurders relevant is: zorg altijd voor sluitend bewijs wanneer er een formele mededeling wordt gedaan (zoals opzegging van de huurovereenkomst, een huurverhogingsvoorstel of een ingebrekestelling). Als de huurder later stelt dat hij uw brief of e-mail nooit heeft ontvangen, kan dat grote gevolgen hebben. U loopt het risico dat een opzegging ongeldig blijkt of dat u een procedure verliest vanwege gebrek aan bewijs.

De zaak kort samengevat

In de betreffende zaak werd een arbeidsovereenkomst direct op de eerste werkdag beëindigd via een e-mail. De werknemer beweerde echter dat hij dit bericht nooit had ontvangen. Omdat de werkgever geen ontvangstbevestiging of aangetekende verzending kon tonen, moest uitgebreid worden aangetoond middels een ICT-rapportage dat het bericht wél was aangekomen, een kostbare en tijdrovende procedure.

Dit voorbeeld laat zien hoe lastig het kan zijn om later te bewijzen dat een belangrijke mededeling iemand daadwerkelijk heeft bereikt.

Praktische tips voor verhuurders

• Verstuur belangrijke berichten altijd zowel per aangetekende post als per aangetekende e-mail.
• Vraag om een schriftelijke ontvangstbevestiging.
• Maak gebruik van systemen die verzend- en leesbevestigingen vastleggen.
• Bewaar communicatie zorgvuldig, ook WhatsApp- en sms-berichten.

Zo staat u bij eventuele discussies sterk en voorkomt u onnodige juridische kosten.

Een eenvoudige handeling – een aangetekende brief of dubbele verzending – kan een groot verschil maken in een juridisch geschil. Wilt u meer weten over zorgvuldig handelen bij beëindiging van huurovereenkomsten of communicatie met huurders? De advocaten en juristen van Forward Advocaten adviseren u graag over de beste aanpak.